L’onboarding : une étape cruciale pour retenir les talents

Ophélie Chazot travaille depuis 15 ans dans le domaine des Ressources humaines. Depuis peu, elle s’est lancée à son compte en tant que Consultante RH. Au quotidien, elle conseille des entreprises, principalement dans le département de l’Essonne, pour les aider à définir et à mettre en œuvre leur stratégie RH.

Pouvez-vous nous donner votre définition de l’onboarding ?

Ophélie Chazot : L’onboarding est un processus qui permet à l’entreprise d’intégrer un nouveau salarié à son environnement de travail, en lui donnant toutes les informations utiles sur son poste, son lieu de travail, son équipe… Il démarre avant l’arrivée du nouveau salarié avec l’envoi de toutes les informations nécessaires pour le jour J, l’accès à des plateformes internes, la planification de rendez-vous avec des membres de son équipe… Et continue pendant les mois qui suivent la prise de poste.

Il s’agit d’une période cruciale, pourquoi ? Quels en sont les enjeux majeurs pour un employeur ?

OC : C’est un peu comme n’importe quel rapport humain, les premiers temps sont essentiels pour poser les bases de la future relation. S’il y a déjà des loupés au moment de l’intégration, c’est mauvais signe pour la suite. Un salarié, bien intégré, donnera naturellement le meilleur de lui-même. C’est un premier enjeu pour un employeur. Parmi les autres, il y a bien sûr, la consolidation de la marque employeur et la rétention des talents.

Comment s’explique le nombre très élevé (45 %) de démissions qui ont lieu dans les premiers mois suivants l’embauche d’un salarié ?

OC : Plusieurs facteurs peuvent expliquer ce chiffre. Déjà, une intégration bâclée - poste de travail non prêt à l’arrivée, adresse mail non créée, par exemple – peut conduire le nouveau salarié à rapidement se désinvestir. Ensuite, il est impératif que les missions proposées pendant le processus de recrutement correspondent à la réalité.

Dans le cas contraire, un sentiment de désillusion peut naître chez le salarié et le pousser à chercher du travail ailleurs. Enfin, si les relations qu’il entretient avec son manager ou son équipe sont mauvaises, il y a fort à parier qu’il ne restera pas longtemps en poste.

Qu’est-ce qui caractérise une mauvaise intégration ? Quels sont les grands écueils à éviter avant, pendant, et dans les mois qui suivent l’arrivée du salarié ?

OC : Un manque de communication avec le nouveau salarié est l’erreur à ne surtout pas commettre. Il faut lui expliquer, avant et pendant son intégration, la manière dont l’entreprise fonctionne, sa culture, les attentes du poste, les opportunités de développement… Tout doit être mis en œuvre pour qu’il prenne ses marques rapidement et se sente suffisamment à l’aise pour poser des questions à son manager. 

Quelles sont, au contraire, les facteurs de réussite pour intégrer un salarié ?

OC : Une bonne intégration passe par de l’anticipation. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous pouvez, par exemple, prévoir un programme d’intégration avec l’organisation de temps de rencontre entre le salarié et les membres des différentes équipes de l’entreprise. Ensuite, et j’insiste sur ce point, le maître-mot d’un onboarding réussi est la communication : prévoyez des feedbacks réguliers pour clarifier ses attentes et répondre à ses interrogations. 

Enfin, chacun se rappelle de son premier jour en entreprise et peut se mettre à la place d’un nouveau salarié : il est très rassurant qu’un déjeuner d’équipe soit organisé, que toutes les infos pratiques nous soient données. Un nouvel arrivé se sentira bien dès le départ s’il se sent, tout simplement, le bienvenu !

Comment réagir si les retours d’un salarié sont négatifs sur sa période d’intégration ?

OC : Le plus important est d’instaurer un cadre de confiance et d’écoute, grâce auquel le salarié se sentira libre de partager ses doutes, ses malaises ou des critiques constructives s’il en ressent le besoin. Les managers doivent donc faire preuve de bienveillance et se rendre disponibles. Il s’agit de créer une véritable dynamique d’échanges tout au long des premiers mois. Si les retours sont négatifs, ne craignez pas de vous remettre en question pour ensuite identifier des pistes d’amélioration concrètes. Rien est pire que d’inviter un nouveau salarié à faire des retours, si c’est pour ne pas les prendre en compte par la suite.

Avez-vous d’autres exemples concrets de bonnes pratiques à adopter ?

OC : La création de binôme, sous forme de parrainage est particulièrement utile, surtout si elle permet de mélanger plusieurs équipes. La synergie entre les services sera favorisée et le relationnel au sein de l’entreprise, développé. De manière générale, des rencontres et échanges organisés dans un cadre formel (formation, ateliers d’informations) ou informel, faciliteront l’intégration des salariés.

Une partie des nouveaux salariés à intégrer en 2023 sont ceux de la Génération Z. Selon vous, leurs attentes sont-elles spécifiques ? Comment y répondre au moment de l’onboarding ?

OC : La première chose qui me vient à l’esprit quand je pense à la Génération Z c’est qu’elle est ultra-connectée. Vous voulez les intéresser ? Il faut apprendre à parler leur langage. Et cela passe par l’intérêt de l’entreprise pour les réseaux sociaux sur lesquels les jeunes s’expriment beaucoup. Un jeune salarié n’hésitera pas à y partager son expérience qu’elle soit positive ou négative.

Le lien entre réseaux sociaux et marque employeur est donc très fort et il faut y être particulièrement attentif. Les jeunes sont aussi très concernés par les engagements de leur entreprise en matière d’écologie, de diversité et d’inclusion. Pour faire de leur onboarding une expérience engageante, mettez l’accent sur vos valeurs et les projecteurs sur vos actions en matière de RSE. 

Lire aussi : Comment répondre aux nouvelles attentes des jeunes sur le marché du travail ?

Quel est l’impact du contexte post-covid sur l’onboarding des salariés ? Comment bien intégrer un collaborateur à distance ?

OC : Pendant et depuis le Covid, le télétravail a été généralisé et les interactions sociales réduites, ce qui a inévitablement impacté les processus d’onboarding. Si vous intégrez un salarié à distance, la communication occupera donc une place d’autant plus importante, mais sous des formes différentes : visioconférences, messageries instantanées, temps informel en ligne… Il faut également prêter attention à la planification d’objectifs précis avec des étapes clairement énoncées. 

Enfin, soyez patient, empathique et bienveillant ! L’onboarding à distance est parfois plus complexe, plus lent et il peut y avoir quelques incompréhensions. Le nouveau salarié peut avoir besoin d’un soutien supplémentaire de votre part qu’il ne faut pas hésiter à lui donner.

Pour aller plus loin : 2023, l’année de la maturité pour la qualité de vie en télétravail ?

Lire aussi : Molotov TV, prêts pour l’« onboarding »